Hoe zit het met vakantiedagen tijdens ziekte?

In samenwerking met Amanda Brouwers van Advocatenkantoor Geerts geven wij antwoord op de meest gestelde vragen over vakantie in combinatie met ziekte. Tevens geven we advies hoe je onduidelijkheid over het opnemen van vakantie tijdens ziekte zoveel mogelijk kan voorkomen. Wanneer een werknemer ziek is kan het goed voor hem of haar zijn om op vakantie te gaan. Vakantie kan bijdragen aan een voorspoediger herstel. De werknemer is verplicht zijn vakantie kenbaar te maken bij zijn werkgever. Jaarlijks tijdens vakantieperiodes krijgen wij hier veel vragen over. Maar hoe zit het dan met de vakantiedagen? Wat zijn de rechten en plichten van werkgever en werknemer? Hierover ontstaat regelmatig onduidelijkheid wat kan leiden tot frictie.

Hoe is de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte?
Tijdens ziekte bouwt een medewerker ook vakantiedagen op, in ieder geval de wettelijke vakantiedagen: dat zijn er bij een fulltime dienstverband 20 per jaar, oftewel vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week, zodat ieder werknemer fulltime of parttime recht heeft op vier weken vakantie per jaar. Vaak bouwen werknemers meer dan 20 vakantiedagen op per jaar: een werknemer heeft dan ook bovenwettelijke vakantiedagen. Over de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte kunnen wel andere afspraken gelden. Raadpleeg daarvoor de arbeidsovereenkomst of CAO. Regelmatig is daar in opgenomen dat tijdens ziekte de bovenwettelijke vakantiedagen niet worden opgebouwd.

Ook al kan het zo zijn dat de werknemer alleen de wettelijke vakantiedagen opbouwt (20 per jaar): bij langdurige arbeidsongeschiktheid stapelt het aantal vakantiedagen zich op. Dit kan leiden tot een ophoop van vakantiedagen, die wanneer een werknemer na 2 jaar ziek uit dienst gaat, misschien wel moeten worden uitbetaald door de werkgever.

Moeten bij het einde van het dienstverband (bijvoorbeeld na 2 jaar ziekte) alle nog niet opgenomen vakantiedagen worden uitbetaald aan de werknemer?
Dit hangt er vanaf. Wanneer het gaat om wettelijke vakantiedagen: deze komen per 1 juli van het jaar volgend op jaar waarin ze zijn opgebouwd in principe te vervallen (tenzij iets anders is overeengekomen). Een voorbeeld: wettelijke vakantiedagen opgebouwd in 2021 vervallen per 1 juli 2022. De werkgever hoeft ze na deze datum dan ook bij einde dienstverband niet meer uit te betalen. Dit is alleen anders indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat was de vakantiedagen op te nemen. Dit is niet snel aan de orde: eigenlijk alleen bij langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij de werknemer langdurig niet in staat is geweest om ook maar enkele re-integratiewerkzaamheden te verrichten.

Opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen vervallen niet zo snel: een werknemer kan daar in principe (dus ook op de uitbetaling daarvan) gedurende vijf jaar na de opbouw aanspraak op maken.

De werknemer is ziek en wil vakantie opnemen, wat gebeurt er met vakantiedagen?
De werknemer dient tijdens ziekte toestemming aan de werkgever te vragen om op vakantie te gaan. Een werknemer kan niet zomaar op vakantie gaan: hij heeft nog re-integratieverplichtingen, etc. De werkgever kan deze vakantie weigeren om de onderstaande redenen:
- Wanneer de vakantie het herstel belemmert. Bijvoorbeeld wanneer de bedrijfsarts een negatief advies geeft over de vakantie.
- Wanneer de re-integratie in het geding komt. Bijvoorbeeld wanneer er tijdens de vakantie re-integratie activiteiten gepland staan die door de vakantie niet door kunnen gaan waardoor de re-integratie vertraging oploopt.

Gedeeltelijk ziek en vakantiedagen
Wanneer een werknemer gedeeltelijk ziek is en hij vakantie opneemt dan wordt de volledige omvang van deze vakantiedagen in mindering gebracht op zijn vakantiedagen. Je brengt dus niet enkel de gedeeltelijk te werken uren in mindering maar de volledige omvang van de uren.

Mijn werknemer is ziek tijdens verplichte bedrijfssluiting
Sommige bedrijven hebben jaarlijks een verplichte bedrijfssluiting. In de bedrijfssluiting nemen werknemers verplicht bijvoorbeeld 2 of 3 weken vakantie op. Dit is als het goed is vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. Wanneer de werknemer ziek is tijdens deze verplichte bedrijfssluiting behoudt hij of zij zijn volledige vakantiedagen. Een uitzondering kan gelden voor de bovenwettelijke vakantiedagen. Je kunt vragen om toestemming aan de werknemer om deze dagen in mindering te brengen op de bovenwettelijke vakantiedagen. Een bepaling waarmee de werknemer instemt kan in beginsel ook vóóraf rechtsgeldig worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek c.q. verzuimprotocol of cao. Dit kan alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen. Je kunt deze dagen niet in mindering brengen op de wettelijke vakantiedagen van de werknemer, ook niet als je dit afspreekt.

Voorkom discussie en maak duidelijke afspraken
Om discussie over het wel of niet opnemen van vakantiedagen te voorkomen kunnen werkgever en werknemer afspraken maken. Je kunt deze bijvoorbeeld vastleggen in een personeelshandboek c.q. verzuimprotocol. Dit personeelshandboek c.q. verzuimprotocol dient wel bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst aan de werknemer te worden verstrekt en de werknemer dient ook voor kennisname te hebben getekend. Maak je nadien een personeelshandboek c.q. verzuimprotocol of een aangepaste versie dan dien je deze ook aan de werknemer te verstrekken én de werknemer voor kennisname te laten tekenen. Op deze manier weten beide partijen waar ze aan toe zijn en kan er bij onduidelijkheid worden gerefereerd naar deze afspraken. Als werkgever maak je hiermee de kans kleiner dat vakantiedagen bij langdurige ziekte onnodig worden opgestapeld.

Ik heb geen afspraken met mijn werknemer over vakantie tijdens ziekte, wat kan ik doen?
Om nu te voorkomen dat de werknemer tijdens ziekte geen vakantie neemt of zonder toestemming op vakantie gaat (en de dagen blijven opstapelen) zou je als werkgever de werknemer kunnen vragen of en wanneer hij [zijn eventueel gebruikelijke] vakantie op wenst te nemen. Deze vakantiedagen komen dan in mindering op het vakantiedagen saldo.

Mijn werknemer wordt ziek tijdens vakantie, hoe zit het met vakantiedagen?
Wanneer een medewerker ziek wordt tijdens zijn vakantie dient hij of zij dit kenbaar te maken bij zijn werkgever. Wordt een werknemer tijdens een vastgestelde vakantie ziek (= volledige arbeidsongeschiktheid), dan hoeft deze geen vakantie op te nemen. De werknemer moet dit wel kenbaar maken aan de werkgever. De ziektedagen gaan dan in beginsel niet van het vakantiesaldo af. Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid wel: dan dient de werknemer een gehele vakantiedag op te nemen, dus ook voor het deel dat hij niet kan werken door ziekte.

Niettemin kan een werknemer er wel vrijwillig mee instemmen dat ziektedagen van zijn vakantiesaldo af gaan. Dat kan alleen bij bovenwettelijke en niet bij wettelijke vakantiedagen. In plaats van het geven van individuele instemming ná het ziek worden, kan een bepaling waarmee de werknemer instemt in beginsel ook vóóraf rechtsgeldig worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek c.q. verzuimprotocol of cao. Ook dit kan alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Kan ik controle op mijn zieke werknemer uitoefenen tijdens vakantie?
Indien de werknemer ziek is tijdens bijvoorbeeld een vakantie in het buitenland dan is controle hierop mogelijk. Een werkgever kan om een verklaring van een buitenlandse arts vragen waaruit blijkt dat de werkgever ziek is. Echter dient de werkgever dit wel in het verzuimprotocol of personeelshandboek vast te leggen zodat de werknemer hiervan vooraf op de hoogte is en hiermee ingestemd heeft.