Direct de juiste stappen zetten

Stap 1: Voer eerst een ziekmeldingsgesprek

Voordat een ziekmelding wordt geregistreerd, moet worden vastgesteld of er daadwerkelijk sprake is van ziekteverzuim. Een werknemer meldt zich daarom telefonisch ziek bij de leidinggevende of volgens de binnen de organisatie afgesproken procedure. Een WhatsApp-bericht, sms of e-mail met bijvoorbeeld de mededeling "ik ben ziek, ik werk vandaag niet" is onvoldoende om zonder meer een ziekmelding te registreren. Het gesprek heeft als doel om vast te stellen:

• Is er sprake van arbeidsongeschiktheid door ziekte of gebrek?
• Kan de werknemer zijn eigen werkzaamheden nog uitvoeren?
• Zijn er andere redenen voor afwezigheid?

Niet iedere afwezigheid is een ziekmelding

Een ziekmelding mag alleen worden geregistreerd wanneer een werknemer door ziekte of gebrek zijn eigen werk niet volledig kan uitvoeren. Voorbeelden waarbij géén sprake is van een ziekmelding:

• Een werknemer blijft thuis vanwege een ziek kind.
• Er zijn problemen met kinderopvang.
• Er spelen privéomstandigheden.
• Er is sprake van een conflict op het werk zonder medische beperkingen.
• Een werknemer heeft een afspraak die onder werktijd plaatsvindt.

In dergelijke situaties kan mogelijk gebruik worden gemaakt van:

• Calamiteitenverlof
• Kortdurend zorgverlof
• Vakantieverlof
• Onbetaald verlof
• Andere interne verlofregelingen

Waarom dit belangrijk is

Door eerst vast te stellen of werkelijk sprake is van ziekte voorkom je:

• Onterechte ziekmeldingen
• Vertekende verzuimcijfers
• Onnodige kosten
• Onterechte inzet van de arbodienst
• Verkeerde managementinformatie

Registreer daarna de ziekmelding

Wanneer uit het gesprek blijkt dat sprake is van arbeidsongeschiktheid door ziekte of gebrek, registreer je:

• Naam werknemer
• Datum en tijd van de ziekmelding
• Bereikbaarheidsgegevens
• Eventuele lopende werkzaamheden
• Verwachte duur van de afwezigheid (indien bekend)
• De gemaakte afspraken over eventuele invulling van werkzaamheden die nog wel kunnen
• Wanneer het volgende contactmoment is, leg de regie hiervoor bij de zieke werknemer

Stap 2: Vraag alleen wat je mag vragen

Tijdens het ziekmeldingsgesprek gelden privacyregels. De werkgever mag geen medische informatie verwerken of registreren.

Je mag wel vragen

• Op welk telefoonnummer de werknemer bereikbaar is
• Op welk adres de werknemer verblijft indien dat afwijkt van het woonadres
• Welke werkzaamheden moeten worden overgenomen
• Welke afspraken of deadlines aandacht vragen
• Of er sprake is van een arbeidsongeval
• Wat iemand nog wel denkt te kunnen uitvoeren aan taken/inzet
• Wanneer de werknemer verwacht weer beschikbaar te zijn

Je mag niet vragen

• Wat de medische klachten zijn
• Welke diagnose is gesteld
• Welke medicijnen worden gebruikt
• Welke behandeling wordt gevolgd
• Welke arts of specialist wordt bezocht

Stap 3: Beoordeel de directe impact op het werk

Na de ziekmelding moet worden bekeken welke gevolgen de afwezigheid heeft voor de organisatie. Breng direct in kaart:

• Welke werkzaamheden blijven liggen
• Welke deadlines risico lopen
• Welke klanten of leveranciers geraakt worden
• Welke veiligheidsrisico's kunnen ontstaan
• Welke collega's werkzaamheden moeten overnemen

Hoe sneller deze inventarisatie plaatsvindt, hoe kleiner de impact op de bedrijfsvoering.

Stap 4: Informeer de arbodienst en indien van toepassing je verzekeraar volgens de afgesproken procedure

Controleer welke afspraken binnen de organisatie gelden over het melden van ziekteverzuim. Afhankelijk van de organisatie wordt de ziekmelding:

• Direct doorgegeven aan de arbodienst
• Direct melden bij je verzekeraar indien van toepassing

Een tijdige melding zorgt ervoor dat de wettelijke termijnen uit de Wet verbetering Poortwachter bewaakt kunnen worden.

Stap 5: Maak duidelijke contactafspraken

Goed contact voorkomt afstand tussen werkgever en werknemer. Maak daarom direct afspraken over:

• Wanneer opnieuw contact wordt opgenomen
• Wie het aanspreekpunt is
• Op welke wijze contact plaatsvindt
• Hoe de werknemer bereikbaar blijft

Het doel van contact is niet controle, maar ondersteuning en betrokkenheid.

Stap 6: Controleer de verzuimhistorie

Bekijk of er eerder sprake is geweest van:

• Frequent verzuim
• Kortdurend verzuim
• Langdurige uitval
• Lopende re-integratietrajecten

Wanneer een werknemer zich regelmatig ziek meldt, kan dit aanleiding zijn voor een preventief gesprek of een frequent verzuimgesprek. Let op: iedere ziekmelding moet afzonderlijk serieus worden beoordeeld. Een werknemer mag niet anders worden behandeld omdat hij eerder ziek is geweest.

Stap 7: Informeer collega's zorgvuldig

Informeer alleen degenen die dit voor hun werkzaamheden moeten weten. Bijvoorbeeld: "Jan is vandaag afwezig. De werkzaamheden worden tijdelijk overgenomen door Petra." Deel nooit medische informatie met collega's, ook niet als de werknemer deze informatie zelf eerder heeft gedeeld.

Stap 8: Leg alle afspraken vast

Een goed verzuimdossier begint op de eerste dag. Leg vast:

• Datum en tijd van de ziekmelding
• Uitkomst van het ziekmeldingsgesprek
• Contactafspraken
• Werkoverdracht
• Communicatie met arbodienst
• Eventuele bijzonderheden

Ziekteverzuim begint niet op het moment dat een medewerker uitvalt, maar op het moment dat de eerste melding binnenkomt. Door ziekteverzuim vanaf dag 1 goed op te pakken, zorg je ervoor dat direct de juiste stappen worden gezet en er duidelijkheid ontstaat voor zowel werkgever als werknemer. Een zorgvuldige beoordeling voorkomt onnodig verzuim en kan in sommige gevallen zelfs langdurig verzuim voorkomen. Gebruik daarom deze checklist bij iedere ziekmelding en leg daarmee een stevige basis voor een succesvol verzuim en re-integratietraject.